Reconheça a sua disposição interna: conheça os seus receios; seus diálogos internos negativos. Pergunte-se: “O que pode acontecer caso eu me coloque de maneira clara, precisa e objetiva?”. Talvez você se dê conta que seus receios não se originam de fatos e dados reais, mas de modelos mentais e construções mentais e emocionais feitas unicamente por você.
Permita que a sua intenção motive o seu posicionamento: reconheça quais são suas crenças, opiniões e intenções ao comunicar a sua ideia. Você está tentando se comunicar com eficácia ou agradar o outro? Se este for o caso, isto poderá interferir em sua habilidade de pensar, avaliar e argumentar.
Seja específico: não use expressões do tipo: “Necessitamos de uma proposta assim que for possível”.
Diga: “Necessito que a proposta esteja pronta até a próxima sexta-feira”.
Não finja que está de acordo: não utilize linguagem não-verbal que possa sugerir concordância, como o sorriso, com o objetivo de manter um ambiente pacífico. Discorde de forma profissional e civilizada. Expresse a sua não concordância com a ideia, e não com a pessoa que gerou a ideia.
Solicite esclarecimentos: quando alguém lhe solicita algo que não lhe parece razoável, peça esclarecimentos. Os esclarecimentos prestados poderão lhe ajudar a entender a motivação do pedido e lhe dar a confiança necessária para que você possa concordar ou questionar a solicitação.
Relacione as suas colocações com um comportamento específico e não com a pessoa: isto ajudará você a reduzir o estresse gerado por possíveis discussões em torno do assunto e, consequentemente, evitará reações negativas advindas do outro.
Diga: “Esta ideia me parece ser inadequada pois…”, ao invés de dizer: “Eu acho que você está trazendo uma ideia totalmente inadequada”.
Utilize a abordagem “eu”: assuma responsabilidade sobre as suas ações. Diga: “Eu necessito que você me envie o relatório ainda hoje”. E não: “Necessitamos do relatório hoje”. Ou, pior ainda: “O relatório necessita estar pronto hoje”.
Seja direto: direcione a sua mensagem ao seu destinatário e a mais ninguém. Sua mensagem deverá ser concisa e de fácil compreensão. Não se desculpe desnecessariamente ou justifique excessivamente suas colocações, simplesmente forneça as explicações necessárias, quando necessário.
Prepare-se: se você sentir que poderá haver um confronto quando houver a exposição de sua ideia ou argumentação, prepare-se para os melhores e/ou piores cenários. Isto lhe ajudará a desenvolver a confiança necessária para lidar adequadamente com qualquer situação e ter convicção em seus próprios argumentos.
Evite ao máximo fazer pressuposições: não faça pressuposições sobre o que o outro esteja pensando, sentindo ou como reagirá. Pressupor gera estresse e certamente diminuirá a sua capacidade de ser assertivo. Verifique se suas percepções, pressuposições ou pensamentos correspondem à realidade, faça perguntas abertas e fechadas ao outro.
Diga NÃO quando você quer dizer NÃO: muitas vezes evitamos dizer NÃO, pois não queremos parecer rudes, duros ou pouco cooperativos. Caso tenha que declinar um pedido, explique o porquê, sem se desculpar excessivamente. Sempre que possível, ofereça uma ação ou procedimento alternativo.
Tenha domínio do assunto: pesquise, tenha bons argumentos e saiba aquilo que está sendo comunicado. Ao abordar um tema pouco conhecido, os argumentos perdem credibilidade. Caso aconteça de ser pego desprevenido: seja humilde. Se não souber responder, é preferível falar que não possui esse conhecimento e irá estudar sobre o assunto. Se o ouvinte souber mais sobre o tema, pode inclusive pedir sugestões criação um momento de aprendizado em conjunto.
Cuidado com as palavras: É preciso prestar muita atenção no que é dito quando o objetivo é aprender como ter uma comunicação assertiva. Sem o cuidado necessário, é possível que críticas e frases com duplo sentido sejam interpretadas de maneira errada. Atenção com o tom, pontuação e palavras escolhidas.
Timing é fundamental! De nada adianta saber o que falar e ter um bom conteúdo se não o fizer no momento certo e para as pessoas interessadas. Analise com calma e espere pelo melhor momento para expressar suas opiniões. Use da sensibilidade e conhecimento para saber quando é a hora perfeita para investir na comunicação assertiva.